Déclaration de protection de la vie privée à l’égard des données personnelles des étudiants – Henallux
Cette information s’adresse à tout étudiant inscrit à l’Hénallux, quel que soit son statut (régulier, libre, étudiant « In », etc.) et à tout «candidat- étudiant» qui se préinscrit à l’Hénallux.
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Haute École de Namur-Liège-Luxembourg ASBL, en abrégé Hénallux, dont le siège est sis 130 rue Saint-Donat à 5002 NAMUR.
Le responsable du traitement des données transmises est l’Hénallux
Représentant : Monsieur Benoît DUJARDIN, Directreur-Président
Coordonnées de contact du délégué à la protection des données (DPO) : dpd@henallux.be
- Pourquoi une déclaration de protection de la vie privée ?
Afin de pouvoir remplir nos missions d’enseignement, l’inscription d’un étudiant dans notre Haute École nous amène à traiter une série de données que vous nous aurez fournies ou qui nous seront communiquées dans le cadre de votre cursus académique. L’intégration de nouvelles technologies dans la formation (portail, plateforme, e-learning …) engendre également une multiplication des opérations de traitement de nouvelles données pour de nouvelles finalités et implique souvent de nouveaux acteurs.
Cette déclaration de respect de la vie privée décrit la manière dont nous gérons les données personnelles que nous collectons par divers moyens tels que : formulaires, appels téléphoniques, courriels et autres communications avec vous. - Que signifie traitement des données personnelles ?
Une donnée à caractère personnel est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
Le traitement de données se définit comme toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, tels que la collecte, l’enregistrement,
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la conservation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, l’effacement, etc. - Qui traite vos données ?
Les données personnelles ne sont, en principe, accessibles et traitées que par les membres du personnel de notre Haute École affectés à ces missions.
Ces personnes sont sensibilisées à la confidentialité de ces données, à une utilisation légitime et précise, ainsi qu’à la sécurité de ces données.
La Haute École est susceptible de transférer des données personnelles à des tiers :
− Aux autorités belges (en vertu d’obligations légales) ;
− Aux établissements de stage (données d’identifications et
données relatives au stage) ;
− À son courtier (dans le cadre de la gestion des déclarations d’accident et de la prise d’assurances spécifiques par nos étudiants) ;
− À ses sous-traitants (dans la mesure strictement nécessaire au fonctionnement d’applications ou de systèmes de gestion auxquels l’Hénallux a souscrit). - Engagement de l’établissement
La protection de votre vie privée est, pour nous, d’une importance
capitale.
Nous traitons vos données en conformité avec toutes les lois applicables concernant la protection des données et de la vie privée, en ce compris le « RGPD » – Règlement Général sur la Protection des Données (EU) 2016/679.
En vous inscrivant dans notre Haute École, en accédant et en utilisant le portail ou la plateforme de la Haute École, en vous enregistrant à un évènement lié à votre cursus, ou en fournissant d’une quelconque autre manière vos données, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente déclaration de respect de la vie privée, ainsi que les traitements et les transferts de données personnelles conformément à cette déclaration de respect de la vie privée.
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Le traitement sera licite, loyal et légitime. Nous vous expliquons ci- après comment nous collectons, utilisons et conservons vos données, et quels sont vos droits. - Les données personnelles que nous collectons
Les Données Personnelles collectées à votre sujet peuvent inclure :
− Identification générale et informations de contact Coordonnées de l’étudiant et de ses parents, ou de la personne avec laquelle il vit : noms; adresse; e-mail et téléphone; genre; état matrimonial de l’étudiant et de ses parents; date et lieu de naissance de l’étudiant; parcours éducationnel et formation de l’étudiant ; composition et situation de famille, dossiers académiques, photos, etc.
Le droit à l’image fait l’objet d’un consentement de votre part ; il est sollicité au moment de votre inscription dans notre établissement.
− Numéros d’identification émis par les autorités
gouvernementales
Numéro de passeport ou de la carte d’identité, registre national, NISS, etc.
− Informations financières
Numéro de compte bancaire et autre information financière (attestation CPAS, bourse d’étude, avertissement extrait de rôle en cas de demande d’aide auprès du service social de la Haute École, etc.)
− Informations nous permettant d’exercer nos missions d’enseignement ou liées à notre projet pédagogique social et culturel
Données transmises dans le cadre de l’organisation d’activités liées au cursus de manière générale, de voyages extérieurs, d’activités culturelles ou sportives dans le cadre des cours ou toute autre participation ou intérêt en lien avec le cursus suivi; assurance(s) que vous auriez souscrite(s), souscription aux services offerts par la Haute École.
− Informations médicales pouvant avoir une incidence sur le cursus de l’étudiant lui-même ou sur l’organisation de l’établissement
Protocole relatif aux besoins spécifiques de l’étudiant, mesures médicales d’urgence en cas de pathologie chronique, protocole relatif aux aménagements raisonnables, données de santé de base, etc. Au moment de votre inscription dans notre
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établissement, ces données sont récoltées à l’aide d’une fiche de santé. Votre consentement est au même moment sollicité pour la récolte et le traitement de ces données.
Il est essentiel que ces données soient à jour. Pour ce faire, vous vous engagez à nous communiquer toute modification utile. - Finalités que nous poursuivons
Les finalités peuvent être classifiées en deux catégories.
Gestion administrative
En vertu des dispositions légales, nous devons dans le cadre du subventionnement de notre Haute École, mais également dans le cadre du financement de la Communauté française, ainsi qu’à des fins statistiques, mettre à disposition de la Fédération Wallonie-Bruxelles certaines données personnelles de nos étudiants. Cela se concrétise par la mise à disposition « physique » des dossiers administratifs lors du contrôle des populations, ou par transfert à l’aide d’une interface informatique sécurisée.
Vos coordonnées sont également transmises :
− Aux Centres de Promotion de la Santé à l’École avec lesquels nous sommes conventionnés ;
− Au Conseil des étudiants de la Haute École.
Nous utiliserons éventuellement vos données ou celle de vos parents ou de la personne avec qui vous vivez pour vous contacter en lien avec votre situation administrative et financière à l’égard de la Haute École (courrier, facture, assurances, etc.).
Gestion pédagogique et missions de l’enseignement
La gestion de votre parcours académique nous amène à devoir gérer en interne des informations liées à votre cursus. Ces informations sont susceptibles d’être communiquées à d’autres établissements d’enseignement supérieur en cas de changement d’établissement, à l’entreprise dans laquelle vous effectuez un stage, etc. Il s’agit souvent des coordonnées de base, à savoir nom, prénom et coordonnées de contact.
Le transfert de données à des tiers se fait à des fins non commerciales et est strictement limité au bon suivi de votre cursus (exemples : location de livres, utilisation de la plateforme sécurisée de la Haute École, lieu de stages, excursions, etc.)
Nous transmettons également annuellement nos palmarès aux
établissements d’enseignement secondaire qui en font la demande.
HENALLUX | Rue Saint-Donat 130 – 5002 Namur| Tél. +32 (0)81 46 85 00| info@henallux.be | www.hénallux.be - Base légale de traitement des données personnelles
L’intérêt légitime poursuivi par notre Haute École est bien entendu sa mission d’enseignement.
La collecte de la majorité des données est nécessaire pour des raisons légales ou contractuelles. Pour toute donnée non liée à une obligation légale ou contractuelle, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment (sans que cela compromette la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait).
Si nous étions amenés à traiter les données personnelles pour d’autres finalités que celles établies dans le présent article, nous vous donnerions des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que sur ce nouveau traitement. - Utilisation de caméras
Dans le cadre de l’amélioration de la sécurité des biens et des personnes, la Haute École a placé des caméras de surveillance à différents endroits de ses implantations. L’unique finalité retenue pour l’installation et l’utilisation de systèmes de surveillance par caméras est la protection des biens et des personnes, à l’exclusion de la surveillance et du contrôle des processus de travail.
Le nombre et l’emplacement des caméras respectent le principe de
proportionnalité.
L’annexe 12 du Règlement des Études, des Examens et Disciplinaire détaille la mise en oeuvre de ce système de surveillance. Elle ne vise pas les prises d’image permettant aux membres du personnel affecté à l’accueil d’actionner l’ouverture d’une entrée éloignée de celui-ci, quand bien même les images sont prises par le même matériel. - Quels sont vos droits ?
Vous disposez de droits par rapport aux données que nous avons récoltées à votre sujet. De même, vos parents ou la personne avec laquelle vous vivez disposent aussi d’un droit par rapport aux données qui les concernent :
− Droit d’information ;
− Droit d’accès aux données : droit d’obtenir, sans frais, des informations sur le traitement de vos données à caractère personnel ;
− Droit de rectification des données : droit de faire rectifier vos données personnelles si celles-ci sont erronées, inexactes ou incomplètes ;
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− Droit d’opposition : droit de vous opposer au traitement de données en motivant spécifiquement votre demande, tenant compte que la Haute École peut démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux qui justifient le traitement contesté et ce bien évidemment en conformité avec le RGPD ;
− Droit à la suppression : droit de demander la suppression de vos données dans le respect des conditions légales ;
− Droit au retrait de votre consentement : lorsque votre consentement a été récolté afin de procéder à un traitement, vous disposez du droit de retirer votre consentement à tout moment.
Comment exercer ces droits ?
En adressant un courriel ou un courrier postal recommandé à notre délégué à la protection des données dont les coordonnées figurent en entête de ce document. Vous y mentionnerez précisément l’objet de votre demande. Celle-ci doit être signée (en cas de courrier postal), datée, et accompagnée d’une copie recto/verso de votre carte d’identité. - Combien de temps conservons-nous vos données ?
Les données personnelles que vous nous avez confiées sont conservées aussi longtemps que vous poursuivez votre cursus dans notre Haute École.
Les données relatives à votre parcours académique sont conservées dans notre établissement conformément aux dispositions légales, soit en fonction des documents, jusqu’au terme de votre 75e anniversaire. - Sécurité
Notre Haute École prend les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sure (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité des données personnelles dont nous disposons pourrait avoir été compromise), vous êtes priés de nous en avertir immédiatement.
Quand notre Haute École fournit des données personnelles à un partenaire, le fournisseur de services est sélectionné attentivement et doit utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des données personnelles.
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Nous revoyons ces règles régulièrement et nous réservons le droit de les adapter à tout moment pour prendre en compte des changements dans nos activités et exigences légales. Les mises à jour vous seront communiquées par le biais d’une publication sur le portail ou sur notre site Internet. - plus d’information
Pour plus d’informations sur la protection des données à caractère personnel, nous vous invitons à consulter le site de l’Autorité de protection des données (sise Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles). Il vous est toujours possible d’introduire une plainte auprès de l’Autorité si vous considérez que vos droits n’ont pas été respectés.
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Droit à l’image - Illustration de la vie de l’institution
La Haute École réalise diverses activités dans le cadre de son Projet Pédagogique, Social et Culturel (PPSC, annexe 1 du Règlement des Études, des Examens et Disciplinaire). Ces activités sont susceptibles d’être enrichies de photos ou de vidéos illustrant ainsi la vie de l’Institution (en situation de classe, étudiants en plein apprentissage, activités extérieures, etc.).
Ces photos et vidéos prises à cette occasion peuvent être visibles selon les cas, dans les classes et auditoires, dans les couloirs et autres communs de la Haute École, mais également dans ses diverses publications, sur son site Internet ou les réseaux sociaux.
Il parait important de souligner que notre institution est particulièrement attentive au respect de chaque personne au travers de la diffusion de son image : les étudiants qui apparaissent sur les photos ou vidéos ne sont jamais nommés (et ne sont donc identifiables que par des personnes proches).
Les photos et vidéos prises sont en outre protégées dans le respect de notre déclaration relative à la protection des données personnelles. Vous disposez, à leur égard, des mêmes droits que ceux que vous pouvez exercer pour les données personnelles.
L’utilisation de ces photos et vidéos échappe à tout intérêt
commercial et n’est liée à aucun apport de type publicitaire. Soucieuse de respecter les législations belges et européennes relatives à la protection des données personnelles, notre institution ne peut toutefois publier une photo ou une vidéo de vous sans obtenir votre accord.
À défaut de consentement de votre part, aucune photo ou vidéo de vous ne pourra être publiée. L’enseignant responsable signalera son intention préalablement à toute prise de photo de groupe ou de vidéo, vous permettant ainsi de vous mettre à l’écart le temps de la photo/vidéo.
Le consentement implicite de l’étudiant est donné lorsqu’il pose sur
la photo.
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La Haute école organise ponctuellement des séances de photos et de prises vidéos afin d’illustrer ses diverses publications, publicités, affiches, son site Internet et ses espaces sur les réseaux sociaux.
Dans ce cas, un appel à candidats est lancé et un document d’abandon de droit sur ces photos et images dans le cadre strict de l’usage spécifié est soumis à la signature préalable des étudiants participants.
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Informations de santé fournies par l’étudiant
Nous vous informons que les données de santé que vous nous transmettez (certificats médicaux d’aptitude physique et physiologique, rapports médicaux circonstanciés, etc.) sont des données sensibles au sens du Règlement européen pour la protection des données personnelles.
Ces données sont récoltées et traitées pour les finalités suivantes :
− Lors des pré-analyses de risque dans le cadre des stages ;
− Pour informer la médecine du travail que l’étudiant est en ordre de vaccins ;
− Pour justifier une dérogation, par exemple :
o Allègement pour motif médical (application de l’article 151 du décret du 7 novembre 2013 définissant le paysage de l’enseignement supérieur et l’organisation académique des études),
o Session ouverte (application de l’article 79§2 du décret susmentionné) ;
− Pouvoir répondre à nos obligations en matière d’aménagements
raisonnables, pour les étudiants à besoins spécifiques ;
− Pouvoir poser, en toute connaissance, les soins de base pouvant
s’avérer nécessaires lors de la gestion des accidents du quotidien ;
− Pouvoir informer les services d’urgence des données de santé
concernant la personne blessée.
Nous attirons votre attention sur le fait que la Haute École ne donne aucun médicament aux étudiants.
Dans le cas de situations ponctuelles ou dans l’attente de l’arrivée du médecin, des médicaments peuvent être proposés à l’étudiant, et ce à bon escient : paracétamol, désinfectant, pommade antiinflammatoire, pommade réparatrice en cas de brulure solaire et calmante en cas de piqure d’insecte.
Les données médicales sont protégées dans le respect de notre déclaration relative à la protection des données personnelles. Vous disposez à l’égard de ces données des mêmes droits que ceux que vous pouvez exercer pour les données personnelles.