Déclaration de protection de la vie privée à l’égard des données personnelles des étudiants – Helha

Cette information s’adresse à tout étudiant inscrit à la HELHa, quel que soit son statut (régulier, libre, étudiant erasmus, etc.), à tout « candidat-étudiant » qui se préinscrit à la HELHa, qui s’inscrit à des cours préparatoires à la HELHa ainsi qu’à toute personne s’inscrivant aux formations continues de la HELHa.

Haute Ecole Louvain en Hainaut, ASBL, dont le siège est sis 159, chaussée de Binche 7000 Mons Le responsable du traitement des données transmises est : ASBL Haute Ecole Louvain en Hainaut

Nom du représentant : Philippe Declercq, Directeur Président

Coordonnées de contact du délégué à la protection des données : dpo@helha.be

1.       Pourquoi une déclaration de protection de la vie privée ?

Afin de pouvoir remplir nos missions d’enseignement, l’inscription d’un étudiant dans notre établissement nous amène à traiter une série de données que vous nous aurez fournies ou qui nous seront communiquées dans le cadre du cursus académique. L’intégration de nouvelles technologies dans la formation (portail, plateforme, e-learning …) engendre également une multiplication des opérations de traitement de nouvelles données pour de nouvelles finalités et implique souvent de nouveaux acteurs.

Dans le cadre de nos autres missions (formation continue, recherche et service à la collectivité) nous serons amenés à récolter des données concernant les parties prenantes. Nous nous engageons à respecter le règlement sur le respect de la vie privée et de la protection des données.

Cette déclaration de respect de la vie privée décrit la manière dont nous gérons les données personnelles que nous collectons via divers moyens tels que par exemple, à partir de formulaires, d’appels téléphoniques, courriels et autres communications avec vous.

2.     Que signifie traitement des données personnelles ?

Une donnée à caractère personnel est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Le traitement de données se définit comme toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensemble de données  à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, effacement …

3.     Qui traite vos données ?

Les données personnelles ne sont accessibles et traitées que par l’accueil, le secrétariat étudiant, le conseiller académique, le coordinateur qualité de notre Haute Ecole. Ils sont sensibilisés à la confidentialité de ces données, à une utilisation légitime et précise, ainsi qu’à la sécurité de ces données.

4.     Engagement de l’établissement

La protection de votre vie privée est, pour nous, d’une importance capitale.

Nous traitons vos données en conformité avec toutes les lois applicables concernant la protection des données et de la vie privée, en ce compris le « RGPD » – Règlement Général sur la Protection des Données (EU) 2016/679 ainsi que la loi du 30.07.2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

En vous inscrivant dans notre Haute Ecole, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente déclaration de respect de la vie privée, ainsi que les traitements et les transferts de données personnelles conformément à cette déclaration de respect de la vie privée.

Le traitement sera licite, loyal et légitime. Nous vous expliquons ci-dessous comment nous collectons, utilisons et conservons vos données et quels sont vos droits.

5.     Les données personnelles que nous collectons

Les données sont collectées pour des finalités déterminées et légitimes.

Nous utilisons ces données :

• Soit sur base de votre consentement;
• Soit parce que cela est nécessaire à l’exécution de la mission d’enseignement et du contrat de confiance passé entre notre Haute Ecole et vous, en vue de votre formation;
• Soit en vertu d’une obligation légale, notamment en application du décret du 7 novembre 2013;
• Soit parce que le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique;
• Soit parce que le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement.

6.     Finalités que nous poursuivons

Les finalités peuvent être classifiées en deux catégories.

• Ø  GESTION ADMINISTRATIVE: en vertu des dispositions légales, nous devons dans le cadre du subventionnement de notre Haute Ecole mais également dans le cadre du financement de la Communauté française, ainsi qu’à des fins statistiques, mettre à disposition de la Fédération Wallonie-Bruxelles certaines données personnelles de nos étudiants. Cela se concrétise par la mise à disposition « physique » des dossiers administratifs lors du contrôle des populations, ou par transfert à l’aide d’une interface informatique sécurisée.

• Ø  GESTION PÉDAGOGIQUE ET MISSIONS DE L’ENSEIGNEMENT: la gestion de votre parcours académique nous amène à devoir gérer en interne des informations liées à votre cursus, voire communiquer certaines de vos données personnelles à des tiers et par exemple les communiquer à d’autres établissements d’enseignement supérieur en cas de changement d’établissement, de co-diplomation, de co-organisation, de stage, etc. Il s’agit souvent des coordonnées de base, à savoir nom, prénom et coordonnées de contact.

Dans ce même souci, vos coordonnées seront transmises aux services agréés de promotion de la santé avec qui nous sommes conventionnés. Vos coordonnées sont également susceptibles d’être transmises au Conseil des étudiants de la Haute École.

Nous utiliserons ainsi vos données ou celle de vos parents ou de la personne avec qui vous vivez pour vous contacter en lien avec votre parcours académique et votre situation administrative et financière à l’égard de la Haute École (courrier, facture, assurances, etc).

Le transfert de données à des tiers se fait à des fins non commerciales et strictement limité au bon suivi de votre cursus (exemple location de livres, utilisation de la plateforme sécurisée de la Haute École, lieu de stages, excursions, etc.)

Nous transmettons également annuellement nos palmarès aux établissements d’enseignement secondaire qui en font la demande.

Vos coordonnées peuvent aussi être transmises à un employeur dans le cadre d’une offre d’emploi. Cette transmission de données se faisant uniquement dans le cadre d’aider nos jeunes diplômés à trouver du travail.

Nous conservons en outre vos données au terme de votre cursus dans le cadre de notre association d’anciens et de nos services d’aide à l’emploi.

Les données de santé de l’étudiant (dans le cadre de l’enseignement inclusif, dans le cadre de données librement consenties par l’étudiant) seront conservées et traitées en toute confidentialité et ne seront transmises qu‘en vertu d’une obligation légale ou en cas de nécessité à des secours d’urgence.

7.     Base légale de traitement des données personnelles

L’intérêt légitime poursuivi par notre Haute Ecole est bien entendu ses missions d’enseignement, de formation continue, de recherche et de services à la collectivité.

La collecte de la majorité des données est nécessaire pour des raisons légales ou contractuelles. Pour toute donnée non liée à une obligation légale ou contractuelle, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment (sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait).

Si nous étions amenés à traiter les données personnelles pour d’autres finalités que celles établies dans le présent article, nous vous donnerons des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que sur ce nouveau traitement.

8.     Utilisation de cameras

Des caméras de surveillance sont placées au sein des établissements de notre Haute Ecole.

La surveillance par caméras a pour seule finalité de prévenir et détecter toute atteinte aux personnes et aux biens. Le but recherché est donc la sécurité des personnes et des biens. Seul le responsable du traitement, le Pouvoir Organisateur ou son mandataire, ont accès à ces images et dans les modalités prévues par le conseil d’entreprise de la Haute Ecole.

Les images sont enregistrées et sont conservées durant 30 jours.

Ces images pourront être utilisées pour identifier et/ou sanctionner les personnes qui seraient filmés en situation de contravention avec le règlement d’ordre intérieur de notre établissement.

9.     Droit à l’image

L’école sera amenée à réaliser divers projets dans le cadre du projet d’établissement et du projet pédagogique de l’école. Ces activités sont susceptibles d’être illustrées par quelques photos prises en situation de classe, lors de la réalisation d’un projet, en situation d’apprentissage, etc.

Les quelques photos prises à cette occasion seront visibles (dans la classe/dans le couloir/dans le hall de l’école, sur le site internet de l’école, dans nos outils de promotion de la Haute Ecole et des études…). Il paraît important de souligner que notre Haute Ecole est particulièrement attentive au respect de la personne de chaque étudiant au travers de la diffusion de son image. Enfin, il faut préciser que notre projet échappe à tout intérêt commercial et n’est lié à aucun apport de type publicitaire.

10.  Quels sont vos droits ?

Vous disposez de droits par rapport aux données que nous avons récoltées à votre sujet. De même, vos parents ou la personne avec laquelle vous vivez disposent de droits par rapport aux données qui les concernent. Il s’agit par exemple:

• Droit d’accès aux données;
• Droit de rectification des données;
• Droit à la suppression des données;
• Droit d’opposition à un traitement de données et ce en motivant spécifiquement votre demande, tenant compte que le responsable de traitement peut démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux qui justifient le traitement contesté et ce bien évidemment en conformité avec le RGPD.

Pour exercer ces droits, il vous suffit d’adresser un courriel ou un courrier à l’adresse de contact dpo@helha.be dans laquelle vous mentionnez précisément l’objet de votre demande. Cette demande sera, le cas échéant, signée, datée et accompagnée d’un justificatif de votre identité.

Lorsque vous avez consenti à un traitement, vous disposez du droit de retirer votre consentement à tout moment. Une réclamation reste possible auprès de l’Autorité de protection des données sise rue de la presse, 35 à 1000 Bruxelles.

11.  Combien de temps conservons-nous vos données ?

Les données personnelles que vous nous avez confiées sont conservées aussi longtemps que vous poursuivez votre cursus dans notre Haute Ecole. Les données relatives à votre parcours académique sont conservées dans notre établissement conformément aux dispositions légales, soit en fonction des documents, jusqu’au terme de votre 75ème anniversaire.

12.  Sécurité et données transmises à l’étranger

Notre Haute Ecole prendra les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité de vos Données Personnelles que vous pourriez avoir avec nous pourrait avoir été compromise), vous êtes priés de nous en avertir immédiatement.

Quand notre Haute Ecole fournit des données personnelles à un partenaire, le fournisseur de services sera sélectionné attentivement et doit utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles.

13.  Modifications à ces règles

Nous revoyons ces règles régulièrement et nous réservons le droit d’apporter des changements à tout moment pour prendre en compte des changements dans nos activités et exigences légales. Les mises à jour vous seront communiquées via notre site internet.